Liebe Postprofis,

Die Mitarbeiter der Unternehmen arbeiten in den letzten Monaten vorrangig und wann immer möglich im Home-Office. Da stellt sich die Frage, wie stellt man die eingehende Unternehmenspost zu bzw. wie macht man diese für die Mitarbeiter verfügbar? Die Antwort lautet erwartungsgemäß: Digitalisierung. Und damit ist Corona ein „Nachbrenner“ für den Umstieg auf digitale Verwaltungsprozesse.

Um hier für Klarheit zu sorgen: Es geht nicht um die Digitalisierung der Geschäftspost, die in den Unternehmen zum Teil schon seit längerem für die Fachanwendungen der Buchhaltung, der Versicherungsanwendungen, der Personalakte oder dem Vertragswesen digitalisiert werden. Es geht um die sonstige Tagespost, die noch immer in Botenrundgängen verteilt wird. Hierfür braucht es eine schnelle Lösung.

Arbeitskreis Innovation und Digitalisierung Hauspost
Mitte letzten Jahres haben wir unsere Mitglieder befragt, welche Themen in dem neu gegründeten Arbeitskreis behandelt werden sollten. Ein Vorschlag lautete „Digitalisierung der Hauspost“. Die Reaktion entwickelte sich wie ein Schneeballsystem zum vorrangigen Thema und über 50 Unternehmen diskutierten in einer ersten Online-Veranstaltung im Februar dieses Jahres den Praxisvortrag der Firma DATEV.

Zeitnahe Umsetzung – aber wie?
Software, Hardware und Dienstleister stehen be-reit, doch wie steht es um rechtliche Fragen und um den Digitalisierungsprozess selbst?
Die erste und entscheidende Frage ist der „Dauerbrenner“ der beiden Grundsatzfragen: Brieföffnung und Datenschutz.

Brieföffnung der Eingangspost
Siehe da: Plötzlich erklärten sich auch die größten Zauderer für eine Veränderung bereit. Sie gaben die Zusage der Brieföffnung und Digitalisierung.

Ersetzendes oder kopierendes Scannen
Als Nächstes tut sich folgende wichtige technische Frage auf: Wird ersetzend oder kopierend gescannt? Was ist damit gemeint und was ist der Unterschied?

Beim ersetzenden Scannen wird im Digitalisierungsprozess sichergestellt, dass der Übergang des Originals vom Papier zum „Digitalisat“ revisionssicher vorgenommen wird. Danach wird ausschließlich mit dem gescannten Abbild weitergearbeitet und das ehemalige Papieroriginal kann entsorgt werden. Voraussetzung dafür ist, dass die gescannten Dokumente unmittelbar nach dem Scanvorgang in revisionssichere Archive, revisionssichere Fachanwendungen oder ERP-Systeme mit entsprechenden Funktionen abgelegt werden. Je nach Branche und Datenart ist sogar das Aufbringen von Qualifizierten Elektronischen Signaturen erforderlich. Dies betrifft vor allem den öffentlichen Sektor oder die Gesundheitsdaten der Krankenkassen.

Verzichtet man auf diesen Prozessschritt und stellt die gescannten Dokumente in Verzeichnissen auf klassischen Speichermedien bereit oder versendet sie über Outlook, bleibt das Original das physische Dokument. Das gescannte Dokument ist lediglich ein Abbild. Das hat weitreichende Folgen. Denn nun kann das Papierdokument, sofern es aufbewahrungspflichtige Inhalte hat, nicht entsorgt werden. Es muss den Verantwortlichen entweder nachträglich zur Bearbeitung zugestellt oder in ein Dokumentenarchiv eingelagert werden. Das „Digitalisat“ dient lediglich der Information.

Welches Verfahren ist zu empfehlen?
Diese Entscheidung bleibt den Unternehme überlassen. Denn es gibt kein Richtig oder Falsch. Es muss nur klar sein, dass die Bearbeitungsprozesse unterschiedlich sind und mit ihnen der Aufwand für Speicherung, Transport und Lagerung. Oftmals werden auch beide Verfahren parallel betrieben.
An eines muss aber in jedem Fall gedacht werden: Es braucht eine GOBD-konforme Verfahrensbeschreibung, mit der die Arbeit der Mitarbeiter abgesichert und der Datenschutz eingehalten wird.

DVPT-Laufzeitmessung 2021/2022 als Qualitätsmonitor

Seit April dieses Jahres hat die dritte Jahreslaufzeitmessung von Geschäftsbriefen im Netz der DPAG begonnen. Folgende Neuerungen wurden umgesetzt:
•    Ausbau der Laufzeitmessung zum tagesaktuellen Qualitätsmonitor
•    Tägliche Einsehbarkeit im Laufzeit-Web-Cockpit, ob es grundlegende Probleme bei der Zustellung gibt
•    Monatliche Statistik der Laufzeiten E+1 bis E+4 und Angaben der mittleren Laufzeit der Sendungen
•    Regelmäßiger Einsatz von Trackern zur Analyse von Verzögerungen und Identifizierung deren Ursachen

Neben der Jahresmessung können individuelle Messungen nach Art, Umfang und Messdauer durchgeführt werden.
•    Auswertung unterschiedlicher Laufzeitzusagen auch von privaten Zustellern wie E+1 bis E+6
•    Analyse von Geschäftspost oder Dialogpost oder anderer Briefprodukte
•    Einsatz von individuellen Tracker-Messungen zur Analyse von Verzögerungen und Identifizierung deren Ursachen
•    Auswertung in tagesaktuellem Qualitätsmonitor
•    Zugang und Überprüfung im individuellen Webcockpit

Mit diesen neuen Möglichkeiten bieten wir schnel-lere und individuellere Auswertmöglichkeiten zur Überprüfung der Zustellqualität unterschiedlichster Dienstleistungen von Dienstleister.

Der Einstieg in die unterschiedlichen Varianten der Laufzeitmessung ist jederzeit möglich.

Mehr Informationen sind zu finden unter: www.laufzeitmessung.org

Fazit

Denn eines ist sicher: Morgen ist ein neuer Tag, an dem wieder Post kommt … so oder so!

Klaus Gettwart
Vorstand DVPT e.V.