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      Der Anteil der papiergebundenen Eingangspost am Gesamtaufkommen geht zurück. Dennoch ist nach wie vor der „gute alte“ Eingangsstempel im Einsatz. Oftmals wird ausweichend geantwortet, wenn Mitarbeiter fragen, wie und weshalb der Eingangsstempel eingesetzt wird.

      Eine gesetzliche Regelung, die das Anbringen eines Eingangsstempels vorschreibt, gibt es nicht. Seine Verwendung kann dennoch sehr nützlich sein, denn der Eingangsstempel gibt vor allem das Datum des Eingangs an, fakultativ auch die Uhrzeit, und kann außerdem Felder für weitere Vermerke (z. B. Handzeichen des Bearbeiters beim Posteingang, Name des Bearbeiters, an den die Sendung weitergeleitet wurde) enthalten. Diese zusätzlichen Elemente können organisatorisch eine Hilfe sein, im Folgenden geht es um die Angabe eines Datums.

      Das exakte Datum an dem ein Brief im Unternehmen angekommen ist, ist meist belanglos. Es gibt aber Fälle, in denen der Zeitpunkt des Eingangs des Briefes im Unternehmen weitreichende Konsequenzen haben kann. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn es darum geht, ob ein Geschäftspartner einen Vertrag rechtzeitig gekündigt hat. Eine Verspätung kann dann gegebenenfalls mit Hilfe des Eingangstempels bewiesen werden.

      Diese Beweisfunktion wird oft dahingehend missverstanden, dass man sei mit einem bestimmten zur Verfügung stehenden Beweismittel auf der sicheren Seite sei. Diese Erwartung wird, im sich anschließenden Prozess, oft bitter enttäuscht. Die andere Prozesspartei kann unter Umständen vortragen, das Datum sei nachträglich gefälscht worden. Oder es sei im Unternehmen üblich geworden, den Stempel nicht sofort beim Eingang der Sendung im Unternehmen, sondern erst später nach Weiterleitung an den zuständigen Sachbearbeiter, anzubringen. Wenn Derartiges bewiesen werden kann, etwa durch einen Zeugen, sieht die Beweissituation schon wieder anders aus. So geht es in manchen Fällen noch einige Male mit Beweis und Gegenbeweis weiter, bis keine der Parteien noch weitere Beweise anbieten kann.

      Mit diesen Fragen hängt ein anderes Problem eng zusammen, nämlich wann und wie eine „Willenserklärung“ (Kündigung, Annahme eines Vertragsangebots) aus rechtlicher Sicht „zugeht“. Diese und zahlreiche weitere Themen sind Gegenstand des Seminars „Rechtssichere Postbearbeitung in der Praxis“ mit Rechtsanwalt Dr. Falko Ritter und Postexperte Klaus Gettwart.

      So will es das das Gesetz

      In der Zivilprozessordnung heißt es, das Gericht habe „unter Berücksichtigung des gesamten Inhalts der Verhandlungen und des Ergebnisses einer etwaigen Beweisaufnahme nach freier Überzeugung zu entscheiden, ob eine tatsächliche Behauptung für wahr oder für nicht wahr zu erachten sei“. Man nennt das den Grundsatz der freien Beweiswürdigung.

      Ein sofortiger, unumstößlicher Beweis ist selten, meist geht es für die Prozesspartei nur darum, die eigene Beweissituation zu verbessern. Der Stempel alleine genügt oft nicht. Man ist gut beraten, notfalls auch beweisen zu können, dass geschultes und zuverlässiges Personal mit dem Stempel umgeht oder dass es verbindliche Arbeitsanweisungen gibt.

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      Gerne stehen Ihnen Herr Serkan Antmen, Mitgliederbetreuung Post + Informationslogistik (Telefon: +49 69 829722-46, E-Mail: [encrypt_mail]antmen@dvpt.de[/encrypt_mail]) für Rückfragen zur Verfügung.