Seminar Digitale Postbearbeitung erfolgreich einführen und umsetzen

Von der traditionellen Poststelle zum modernen Informationsdienstleister

Technik • Organisation • Kennzahlen • Kosten/Nutzen, Best Practice

In diesem Seminar lernen Sie an praktischen Beispielen aus der Industrie, von Banken und Versicherungen, wie moderne Unternehmen die Entwicklung von der Poststelle zum „Digital Mailroom“ gestalten.

Erfahren Sie in diesem Seminar von Praktikern, wie dieser Umstellungsprozess gelingt. Lernen Sie an praktischen Beispielen aus der Industrie, von Banken und Versicherungen, wie moderne Unternehmen diese Aufgaben lösen. Erfahren Sie, was moderne Software heute alles leistet und wie man unter ganzheitlicher Optimierung Einsparungen erzielen kann.

Lernen Sie die Benchmarks und Kennzahlen der Postbearbeitung und der Digitalisierung kennen. Richten Sie Ihre Poststelle auf die neue Situation ein und sichern Sie die Zukunft durch Innovation.

Themen

Die neuesten Marktentwicklungen und Trends

Klassische versus digitale Postbearbeitung: Vor- und Nachteile

Neu: Jetzt 2-tägig mit Benchmarking von Digitalisierungsprozessen, neuen Richtlinien zum ersetzenden Scannen RESISCAN und TR-ESOR sowie dem neuen digitalen Rechnungsformat ZUGFeRD

Digital-Mailroom - Die Poststelle mit Zukunft

  • Digital Mailroom - Bedeutung und Funktion
  • Bedeutung, Ansehen und Image der Poststelle
  • Geänderte Rolle von Poststellen in Unternehmen
  • Die Poststelle in neuen Aufbauorganisationsformen
  • Integration in die Informations- und Dokumentenlogistik
  • Welche Post ist zu digitalisieren
  • Auswirkungen auf die Zustellung von Botenpost

Grundbegriffe

  • Definitionen und Begriffe
  • Dokumenten-Management-Systeme und Digitalisierung von Post
  • Unterschiedliche Dokumententypen: strukturiert, teilstrukturiert, unstrukturiert, maschinengeschrieben, handschriftlich
  • Dokumentenarten
  • Digitalisierungsmethoden: frühes, begleitendes, spätes Scannen und die Vor- und Nachteile

Technik- und Softwareeinsatz

  • Hardware: Brieföffner, Posteingangssysteme, Scanverfahren und Scanner am Markt
  • Klassische versus integrierte Scanverfahren
  • Software: OCR-ICR- Verfahren und Erkennungsraten
  • Benchmark Software: Was ist die beste OCR-Software am Markt?
  • Datenformate und Scanqualitäten: TIFF, JPG, PDF, Farbe, bitonal, Grau; neue Datenformate
  • Möglichkeiten und Grenzen automatischer Dokumentenerkennung
  • Schnittstellen zwischen Postbearbeitung und Fachabteilungen
  • Aufgabenverteilung und Anforderungen an nachgelagerte Bereiche
  • Dunkelverarbeitung von Dokumenten

Prozesse der Digitale Posteingangsbearbeitung und Postverteilung

  • Prozessschritte bei der Digitalisierung
  • Den Posteingang richtig übernehmen und für das Scannen vorbereiten
  • Klassifizieren: Kennzeichnung und Erkennung unterschiedlicher Dokumententypen
  • Indizieren: So werden Daten übernommen und überprüft
  • Archivieren: Daten dauerhaft und sicher speichern
  • Aufgabenverteilung und Anforderungen an nachgelagerte Bereiche

Kosten und Verfahren der klassischen und digitalen Postbearbeitung, Optimierung mittels Kennzahlen, Benchmarking mit anderen Unternehmen

  • Betriebswirtschaftliche Betrachtung physischer und digitaler Postbearbeitung
  • Benchmarking von Postdienstleistungen: Methoden und Techniken im Überblick
  • Kostenrechnung im Postdienst: Kernprozesse und Kostenarten
  • Rationalisierungs- und Einsparpotenziale durch Digitalisierung
  • Kostenvergleich physischer und digitaler Postbearbeitung
  • Wer spart bei der Digitalisierung?

Rechtliche Rahmenbedingungen

  • Brieföffnung, Briefgeheimnis und Datenschutz
  • Persönliche und private Post
  • GDPdU: Die wichtigsten Vorschriften und ihre Auswirkung auf die Praxis
  • Archivierung und Aufbewahrungsfristen
  • Steuervereinfachungsgesetz

TR RESISCAN und TR-ESOR- Technische Richtlinien zum ersetzenden Scannen des BSI

  • Zielsetzung der Richtlinie für Verwaltungen und Unternehmen
  • Prozesse: Dokumentenvorbereitung, Scannen Nachverarbeitung, Integtritätssicherung
  • Beweiswerterhaltung: Integrität, Verfügbarkeit, Vertraulichkeit
  • Einhaltung eines definierten Scanprozesses
  • Einhaltung eines definierten Aufbewahrungsprozesses
  • Beachtung von Handlungsempfehlungen und Regeln
  • Wer muss, wer sollte sich an die Richtlinie halten?
  • Welcher Aufwand ist damit verbunden?

Anwendungsbereiche der Digitalisierung

  • Rechnungseingangsbearbeitung
  • ZUGFeRD: neuer Standard zur automatisierten Bearbeitung von Rechnungen
    • Technik und Verfahren
    • Vorteile bei der Anwendung bei Versand und beim Emfang
    • PDF A/3: Format der Zukunft für die Archivierung
  • Digitale Personalakte
  • Scannen für Fachabteilungen in Versicherungen

Einführung der digitalen Postbearbeitung

  • Wie Sie Ihre Projektziele definieren
  • Das richtige Projektteam
  • Wer sind die Projektmitarbeiter, wer sind Entscheider
  • Was sind Erfahrungen und Risiken aus Praxisprojekten
  • Die richtige Projektplanung und -organisation
  • Niemanden vergessen: projektbeteiligte Abteilungen und Bereiche

Zielgruppen

Fach- und Führungskräfte von IT, Organisation, Postdiensten Verwaltung und Einkauf. Das Seminar empfiehlt sich sowohl Einsteigern im Postdienst als auch erfahrenen Fachkräften, die ihr Wissen auf den neuesten Stand bringen wollen.

Ihre Referenten

Klaus Gettwart, Bernd Karnatz und Holger Franke, die Praktiker des Kompetenzpartners MailConsult GmbH (www.mailconsult.net/referenten), sind zusammen mit Serkan Antmen, Mitgliedsbetreuer im Bereich Informationslogistik, Ihre fachkundigen Referenten und geben objektive Informationen und Insiderwissen weiter.

Termine

7. März 2018 - 8. März 2018

Tag 1:
Seminarbeginn: 09.30 Uhr
Seminarende: 17.30 Uhr

Tag 2:
Seminarbeginn: 09.00 Uhr
Seminarende: 17.00 Uhr

Veranstaltungsort

Wolfsburg
Genauer Veranstaltungsort wird in Kürze bekannt gegeben.

Teilnahmebeitrag

Preis für DVPT-Mitglieder: 900,- €*
Preis für Nichtmitglieder: 1200,- €*

Im Preis enthalten sind: Kursunterlagen, Pausengetränke, Mittagessen und Teilnahmezertifikat

* Nettopreis zzgl. 19 % gesetzl. MwSt.

Hotelempfehlungen

Für Seminare die in den Räumlichkeiten des DVPT e. V. stattfinden, empfehlen wir Ihnen gerne Hotels in der näheren Umgebung. Hotelempfehlungen des DVPT

Back to Top

Menü