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Wichtige Information für die Postbearbeitung zur aktuellen Lage

 
   

     
Empfehlungen des DVPT im Umgang mit dem Corona-Virus für die Postbearbeitung
  • Erfahrungsaustausch zur aktuellen Lage
 

Unten aufgeführt möchten wir Ihnen Empfehlungen und Erfahrungswerte mitteilen, die von der Deutschen Post AG, offiziellen Stellen und von unseren Mitgliedsunternehmen kommen. Wir zielen hier vor allem auf die Poststellen ab, die Brief- und Paketsendungen physisch erhalten und verteilen bzw. diese an Dienstleister übergeben.

  1. Übertragung des Virus über Oberflächen und Postsendungen
  2. Zustellung von Briefen durch die Deutsche Post AG
  3. Checklisten – Empfehlungen des DVPT im Umgang mit physischen Postsendungen
  4. Die aktuell kommunizierten Empfehlungen von Behörden und Dienstleistern (Stand 18.03.2020)

Die Einschätzungen können sich kurzfristig ändern. Sie sollen aber Orientierung geben, damit Sie geeignete Maßnahmen bei sich in den Unternehmen diskutieren und beschließen können.

 
Webinar – Aktuelle Sicherheitsmaßnahmen in Poststellen und Postlogistik
Dienstag, 24. März 2020, 10:00 – 11:00 Uhr
für Mitglieder des DVPT (kostenfrei) – Weitere Informationen und Anmeldung
 
Bitte senden auch Sie uns Ihre Erfahrungen und Maßnahmen zu, damit wir sie in anonymisierter Form mit anderen DVPT-Mitgliedern teilen können. Wir stellen Ihnen die aktuellen Empfehlungen und Erfahrungen in unserem kostenfreien und für Mitglieder exklusiven Webinar am 24.03.2020 vor.
 
Ihre Ansprechpartner:
Stephan Schmidt
Telefon: +49 69 829722-30
E-Mail: schmidt@dvpt.de
  Serkan Antmen
Telefon: +49 69 829722-46
E-Mail: antmen@dvpt.de
 
Nichtmitglieder wenden sich bitte an Frau Kusuma Fritzdorf, Telefon: +49 69 829722-19, E-Mail: fritzdorf@dvpt.de.
 

 
1. Übertragung des Virus über Oberflächen und Postsendungen
Die drängendste Frage ist, ob das Virus auch über Oberflächen wie Briefe oder Pakete übertragen werden kann. Das Robert Koch Institut sagt dazu: Hingegen ist eine Übertragung über unbelebte Oberflächen bisher nicht dokumentiert. Eine Infektion mit SARS-CoV-2 über Oberflächen, die nicht zur direkten Umgebung eines symptomatischen Patienten gehören, wie z.B. importierte Waren, Postsendungen oder Gepäck, erscheint daher unwahrscheinlich.
Auf der Seite des Bundesernährungsministeriums äußert man sich wie folgt:
Es gibt derzeit keine Fälle, bei denen nachgewiesen ist, dass sich Menschen etwa über den Verzehr kontaminierter Lebensmittel oder etwa durch importierte Bedarfsgegenstände mit dem neuartigen Coronavirus infiziert haben. Auch für andere Coronaviren sind keine Berichte über Infektionen durch Lebensmittel oder den Kontakt mit trockenen Oberflächen bekannt.
 
2. Zustellung von Briefen durch die Deutsche Post AG
Die Deutsche Post AG führt den Zustellservice ohne Einschränkungen durch. Dies besagen die aktuellen Informationen der Deutschen Post AG im Internet (s.u.). Dies wurde uns auch in persönlichen Gesprächen von offizieller Seite so bestätigt.
Die Übergabe der nachweispflichtigen Sendungen wird jedoch verändert. Gegenzeichnungen durch den Empfänger werden nicht mehr durchgeführt und die Post bestätigt die Übergabe durch Eigenbestätigung angeblich mit einem Sonderzeichen. Zusteller und Briefträger haben uns dies in persönlichen Gesprächen bestätigt.
 
3. Empfehlungen des DVPT im Umgang mit physischen Postsendungen – Checklisten

Die allgemeinen Hygieneempfehlungen der offiziellen Stellen sind zu beachten. Hier wollen wir auf die Prozesse im Unternehmen eingehen und Ihnen Erfahrungen und Empfehlungen anderer Unternehmen mitteilen. Je nach örtlichen und organisatorischen Möglichkeiten lassen sich diese mehr oder weniger umsetzen.

A. Allgemeine Organisation
  • Kein Händeschütteln, regelmäßiges Waschen der Hände vor und nach den verschiedenen Arbeitsprozessen
  • Nutzung von bereitgestellten Desinfektionsmöglichkeiten am Arbeitsplatz
  • Bekanntgabe für Kunden und Lieferanten auf der Homepage, dass Sendungen möglichst elektronisch ins Unternehmen versendet werden; ggf. eine neue Faxnummer bekanntgeben, falls Dokumente schriftlich ausgetauscht werden müssen
  • Aufteilung des Postteams in ein Home-Office-Team und ein Präsenzteam, das im Wechsel arbeitet
  • Desinfektion gemeinsam genutzter Arbeitsplätze
  • Befreiung des Arbeitsplatzes von persönlichen Gegenständen nach Arbeitsende (Clean Desk)
  • Persönliche Nähe untereinander vermeiden
  • Tische auseinanderziehen
  • Personen des Präsenzteam in großem Abstand zueinander platzieren
  • Eigenständiges Abarbeiten der Post ohne Austausch untereinander
  • Abstand untereinander von 2 Metern einhalten
  • Bearbeitungsregeln vereinfachen: Brieföffnung, Sortierung, Zustellung
  • Umfang des physischen Postservice auf ein notwendiges Minimum reduzieren
  • Bekanntgabe der geänderten Arbeitsweisen und Servicezeiten im Unternehmen
  • Vorbereitung der Beschreibungen des Postservice, um sie ggf. durch externe Dienstleister außerhalb des Standortes durchführen zu lassen, ggf. auch als Backup
 
B. Entgegennahme von Sendungen
  • Möglichst keinen direkten Kontakt zu den Zustellern der Postorganisationen
  • Zutritt von Zustellern nur in definierten Bereichen oder durch Abstellung der Sendungen im Freien
  • Entgegennahme und Ablage der Sendungen in einem definierten Bereich mit Abstand zum Zusteller von mindestens 2m
  • Kein Gegenzeichnen von Empfangsbestätigungen auf den Terminals der Zusteller
  • Kein Benutzen der Stifte, die die Zusteller anbieten
  • Regelmäßiges Lüften der Räume, in denen Sendungen von Dritten abgestellt werden
  • Einbeziehen des Empfangs in diese Maßnahme
  • Elektronische Eingangsbestätigung von Einschreiben nutzen
 
C. Verteilung der Post (Hauspostzustellung)
  • Kein Zutritt von Mitarbeitern des Unternehmens in der Poststelle zur Selbstabholung von Sendungen
  • Reduzierung der Zustellfrequenz und Bekanntgabe im Unternehmen
  • Keine Arbeitsplatzzustellung
  • Ausschließliche Zustellung über zentrale Zustellstützpunkte zu definierten Zeiten
  • Kein Kontakt zu internen Mitarbeitern bei der Einsortierung und der Ablage der Post in den Zustellstützpunkten
  • Entsorgen von Dialogpost, sofern der Empfänger unklar oder falsch bezeichnet ist (keine Recherche bei Dialogpost); ggf. Entsorgung der
  • Dialogpost mit Information von Absendern und Empfängern im Unternehmen
  • Vermeidung von direkten Kontakten mit anderen Mitarbeitern beim Postrundgang bzw. Wahrung eines Sicherheitsabstands von ca. 2 Metern
  • Digitalisierung der Post und elektronische Zustellung so weit wie möglich
  • Nachsenden von wichtiger Post an den Heimarbeitsplatz
  • Vorabinformation von wichtigen Sendungen ggf. per E-Mail
  • Aufforderung der Mitarbeiter, Ihre Kontaktdaten im Home-Office bekanntzugeben
  • Aufforderung im Unternehmen zur Bekanntgabe, welche zeitkritischen Sendungen in der Poststelle zur physischen Verteilung eintreffen könnten
    Kontaktdaten der Mitarbeiter im Home-Office aktualisieren; Telefon, Adresse, E-Mail
 
D. Postausgang
  • Entgegennahme der Ausgangspost nur über Stützpunkte und keine persönliche Abholung
  • Empfehlung des Zentraldrucks in der Poststelle ohne Abholung der Sendungen
  • Umleitung des Druckoutputs zu einem externen Dienstleister
  • Übergabe an Postdienstleister ohne persönlichen Kontakt; Austausch von Dokumenten mit Sicherheitsabstand oder durch Deponierung der abzuholenden Sendungen an definieren Übergabepunkten oder Stellflächen
  • Lüften der Räume, wenn Externe diese betreten haben
  • Kein Versand von Einschreiben oder Einschreiben mit persönlicher Entgegennahme; ausschließlicher Versand von Übergabeeinschreiben
  • Falls Listen abzuzeichnen sind, Abstand und Zurücktreten der Personen voneinander sicherstellen
  • Eigene Stifte verwenden und keine Stifte von Dritten entgegennehmen
 

4. Die aktuell kommunizierten Empfehlungen von Behörden und Dienstleistern (Stand 18.03.2020)

Robert Koch Institut: https://www.rki.de/SharedDocs/FAQ/NCOV2019/FAQ_Liste.html

  • Bei Coronaviren, die respiratorische Erkrankungen verursachen können, erfolgt die Übertragung primär über Sekrete des Respirationstraktes. Gelangen diese infektiösen Sekrete an die Hände, die dann beispielsweise das Gesicht berühren, ist es möglich, dass auch auf diese Weise eine Übertragung stattfindet. Deshalb ist eine gute Händehygiene wichtiger Teil der Prävention. Hingegen ist eine Übertragung über unbelebte Oberflächen bisher nicht dokumentiert. Eine Infektion mit SARS-CoV-2 über Oberflächen, die nicht zur direkten Umgebung eines symptomatischen Patienten gehören, wie z.B. importierte Waren, Postsendungen oder Gepäck, erscheint daher unwahrscheinlich. Generell ist das gründliche Händewaschen, wie es von der Bundeszentrale für gesundheitliche Aufklärung (BZgA) empfohlen wird, ein wichtiger Bestandteil der persönlichen Hygiene und kann vor einer Vielzahl weiterer Infektionen wie z.B. Magen-Darm Erkrankungen schützen.
 
Bundesernährungsministerium: https://www.bmel.de/SharedDocs/Pressemitteilungen/2020/042-uebertragung-coronavirus-importierte-lebensmittel-unwahrscheinlich.html
  • Es gibt derzeit keine Fälle, bei denen nachgewiesen ist, dass sich Menschen etwa über den Verzehr kontaminierter Lebensmittel oder etwa durch importierte Bedarfsgegenstände mit dem neuartigen Coronavirus infiziert haben. Auch für andere Coronaviren sind keine Berichte über Infektionen durch Lebensmittel oder den Kontakt mit trockenen Oberflächen bekannt.
 
Deutsche Post AG: www.deutschepost.de/coronavirus
  • Bisher gibt es keine wesentlichen Einschränkungen der Dienstleistungen in Deutschland.
    Paketsendungen nach China, Hongkong und Macao (d.h. DHL Paket International, Päckchen International und Warenpost International) können aufgrund von Problemen bei Transport, Verzollung und/oder Zustellung im Zielgebiet bis auf Weiteres nicht mehr angenommen werden. Briefsendungen (d.h. Dokumentenversand über Brief Einzeltarif, Brief zum Kilotarif usw.) sind davon nicht betroffen.

    Bei allen anderen internationalen Sendungen kann es aufgrund der aktuellen Situation zu Laufzeitverzögerungen kommen. Diese können durch Änderungen im Transportablauf (z.B. Grenzkontrollen), im internationalen Transport (z.B. Wegfall von bisher zum Transport genutzter Flugverbindungen) und auch in der Zustellung im Zielland (z.B. Schutzbestimmungen und Quarantänemaßnahmen) verursacht werden.

    Bei Deutsche Post DHL möchten wir dazu beitragen, die Ausbreitung des Virus zu verlangsamen und dauerhaft eine flächendeckende Beförderung und Zustellung von Briefen und Paketen sicherzustellen. Dazu ergreifen wir fortlaufend und im Einklang mit den Empfehlungen der zuständigen Behörden (v.a. Robert-Koch-Institut) Maßnahmen, um das Infektionsrisiko für Ihre Kunden und unsere Mitarbeiter zu minimieren.

    Konkret passen wir in Abhängigkeit der jeweiligen Gefährdungslage unsere internen Prozesse an.
    Dies betreffen vor allem die Annahme und Abgabe von Sendungen. So verzichten wir aktuell bei der Übergabe von Paketen und Übergabeeinschreiben auf die Unterschrift des Empfängers. Stattdessen dokumentieren unsere Zusteller anstelle des Empfängers die erfolgreiche Auslieferung mit ihrer eigenen Unterschrift. Sofern der Empfänger damit nicht einverstanden ist, werden die Sendungen in die Filiale benachrichtigt oder an den Absender zurückgesandt. So reduzieren wir den persönlichen Kontakt zwischen den Empfängern und unseren Zustellern und vermeiden eine mögliche Übertragung von Viren über Handscanner und Stift.

    Des Weiteren empfehlen wir Ihnen, wenn möglich für den Empfang Ihrer Pakete einen Ablageort festzulegen oder direkt an Packstationen zu adressieren.

 

 
 
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Der DVPT e. V. vertritt die Interessen seiner Mitglieder im Sinne eines Anwenderfachverbandes und einer Verbraucherschutzorganisation. Er sieht es als seine ureigenste Aufgabe an, eine neutrale und unabhängige Moderation zwischen den Anwendern und den Anbietern des Marktes im Sinne der Nutzer durchzuführen, um Innovationen und Marktentwicklungen zu fördern. Er wurde 1968 gegründet und ist politisch und wirtschaftlich unabhängig. Die DVPT-Akademie bietet Aus- und Weiterbildungsprogramme wie Seminare und zertifizierte Qualifizierungskurse an, um dem steigenden Informations- und Qualifizierungsbedarf gerecht zu werden. Darüber hinaus veranstaltet er verschiedene Zukunftsinitiativen, die das Sichtbarmachen von neuen Konzepten, Ideen, Visionen und möglichen innovativen Geschäftsmodellen ermöglichen.