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DVPT-Mitgliederinformation 04/2020  
   

     
Was bringt Benchmarking für Poststellen?
 
Sehr geehrte Mitglieder,
 

Unsere Welt ist voller Statistiken, Kennzahlen und Benchmarks. Jeder vergleicht alles mit allem. Alles wird atomisiert und analysiert. Vor jedem Fußballspiel nennen die Reporter die wichtigsten Kennzahlen: Heimstärke, Gegnerstatistik, Jahresbilanz, Hinrunden-Bilanz und so weiter. Es gibt Städtevergleiche, Ländervergleiche, Bildungsvergleiche, Produktvergleiche, Versicherungsvergleiche, Autovergleiche. Ganze Dienstleistungsmodelle basieren auf dem Vergleich: z. B. Flugportale, Check24, Idealo uvm.
„Das „Benchmarking“ – also das Durchführen von Vergleichen, Analysen und das Verwerten und interpretieren von Ergebnissen – ist eine kennzahlengetriebene Aufgabe die Transparenz und ggf. Verbesserungspotenziale hervorbringt.

 
   
Benchmarks in der Postbearbeitung
 
Bei Benchmarks für Postprozesse gibt es in der Regel zwei Ansätze für die Erfassung:  
  1. Zunächst kann man aus den Funktionsbereichen heraus betrachten. Das sind z. B. Poststellen, Digitalisierungs- und Druckzentren
  2. Alternativ bezieht sich die Betrachtung auf die Hauptprozesse des Input-Management mit den Prozessen Briefeingang, Digitalisierung, Briefzustellung. Das Output-Management mit den Prozessen Druck, Kuvertierung, Freimachung und Versand.
Für Benchmarks ist diese Unterscheidung unerheblich, denn es werden entsprechend der Gegebenheiten in den Wirkungsstätten unterschiedliche Analysebereiche einbezogen.
 
Wie gehen Poststellen mit dem Thema um?
Erfahrungsgemäß gehen speziell die Poststellen mit sehr großer Distanz an Benchmarks heran. Die meistgenannten Argumente sind: jede Poststelle ist anders, Vergleiche sind nicht möglich. Äpfel mit Birnen lassen sich nicht vergleichen!
 
Richtig und Falsch
Richtig ist: Beim Vergleich ist genau zu definieren, was verglichen wird. Bei der Bewertung ist Vorsicht und Umsicht geboten.
Falsch ist: Postbearbeitung kann man nicht fair benchmarken.
 
Alternativen
Es gibt grundsätzlich zwei Alternativen für die Analyse: man vergleicht ausschließlich Prozesse ohne die Kosten einzubeziehen. Hier sind die Eingangsgrößen Mengen und Zeiten. Oder man vergleicht zusätzlich die Kosten. Letzteres macht mehr Aufwand, weil die Zuordnung und Abgrenzung der Kosten nur mit Aufwand durchzuführen sind.
 
Abgrenzung der Tätigkeiten
Poststellen sind oftmals Auffangbecken eines Sammelsuriums von Tätigkeiten. Wenn man Postbearbeitung benchmarken möchte, muss man artfremde Tätigkeiten natürlich aus der Bewertung herausnehmen. Nur so erhält man dann auch vergleichbare Aussagen.
 
Besser eigene Zahlen als Zahlen von Dritten!
In jedem Fall ist es wichtig, sich über seine eigenen Zahlen Gedanken zu machen. Denn wenn erst das Controlling mit dem Wunsch kommt, ist es zu spät. Denn andere Fachbereiche, und da möchte ich das Controlling einbeziehen, kennen den Postbereich zu wenig, als dass sie fachliche oder kostenbasierte Kennzahlen nennen können, die auch für die Arbeitsprozesse relevant sind.
 
Was macht einen objektiven Benchmark aus?
Am Wichtigsten sind eine genaue Definition der Prozesse, die man misst und sorgsame Datenerfassung. Klar, die Hauptprozesse sind Briefeingangsbearbeitung, Briefzustellung oder Digitalisierung und Briefausgangsbearbeitung. Da fängt es aber schon an: Wo beginnt die Briefeingangsbearbeitung, wo endet sie? Zählt das Abholen der Briefe im Postamt auch dazu? Zählt die Adressrecherche, die eine Poststelle macht, auch zum Briefeingang? Ein guter Benchmark nimmt darauf Rücksicht, definiert Kennzahlen sehr scharf und grenzt die Prozesse sauber ab.
 
Die Gefahr von Benchmarks und Kennzahlen
Hauptgefahr: Die zuvor genannten sauberen Abgrenzungen werden nicht eingehalten.
Ein weiterer Aspekt: Fehlinterpretation der Zahlen! Die einzelnen Kennzahlen sind in den Zusammenhang zueinander zu stellen. Sie müssen interpretiert werden und sie müssen immer im Zusammenhang untereinander gesehen werden.
 
Kostentreiber. Das Salz in der Suppe
Zur objektiven Bewertung gehören die Kostentreiber der Prozesse. Diese Kennzahlen sind von besonderer Bedeutung: Dreht man an diesen Stellschrauben, nimmt man direkten Einfluss auf das Prozessergebnis. Kostentreiber der Posteingangsbearbeitung sind zum Beispiel die Sortierkriterien. Jeder Prozess und jeder Teilprozess hat solche Kostentreiber. Ein guter Benchmark kennt die Kostentreiber und sorgt für die Herausarbeitung und Einbeziehung in die Bewertung.
 
Empfehlungen des DVPT
Erstens: Führen Sie Benchmarks durch! Sie objektivieren die Leistung und schützen die Poststelle vor pauschalen Falschaussagen.
Zweitens: Sorgen Sie dafür, dass die Kennzahlen von Fachleuten interpretiert und in einen Zusammenhang gestellt werden.
Drittens: Veröffentlich Sie die Ergebnisse der Kennzahlen nur zusammen mit deren Interpretation und zugleich mit Vorschlägen für mögliche Maßnahmen zur Verbesserung.
Viertens: Machen Sie diese Arbeit in jedem Fall selbst, als Fachmann und lassen Sie nicht zu, dass Entscheider, die die Zusammenhänge nicht kennen, falsche Rückschlüsse aus der Eigeninterpretation von Zahlen ziehen.
 
 

Benchmarking: Ihre Vorteile des DVPT auf einen Blick

  • Benchmark Postbearbeitung
  • Benchmark Digitalisierung
  • Benchmark Druckzentrum
  • Benchmark Akten-Archivierung
  • QuickCheck-Benchmark für Poststellen

Weitere Informationen

 
Fazit
Benchmark richtig eingesetzt sichert die Zukunft von Poststellen! Immer noch ist ein Thema: „der Prophet im eigenen Hause wird nicht gehört“. Gerne stehen wir mit Rat und Tat zur Seite und unterstützen Sie bei der Durchführung, Interpretation und Präsentation eines Benchmarks.
 
 
Fragen Sie uns!
 
Für Rückfragen steht Ihnen gerne Ihr Mitgliedsbetreuer Stephan Schmidt zur Verfügung.
Stephan Schmidt
Telefon: +49 69 829722-30
E-Mail: schmidt@dvpt.de
 

 
 
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Ihre Ansprechpartner im DVPT
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Stephan Schmidt
Telefon: +49 69 829722-30
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Der DVPT e. V. vertritt die Interessen seiner Mitglieder im Sinne eines Anwenderfachverbandes und einer Verbraucherschutzorganisation. Er sieht es als seine ureigenste Aufgabe an, eine neutrale und unabhängige Moderation zwischen den Anwendern und den Anbietern des Marktes im Sinne der Nutzer durchzuführen, um Innovationen und Marktentwicklungen zu fördern. Er wurde 1968 gegründet und ist politisch und wirtschaftlich unabhängig. Die DVPT-Akademie bietet Aus- und Weiterbildungsprogramme wie Seminare und zertifizierte Qualifizierungskurse an, um dem steigenden Informations- und Qualifizierungsbedarf gerecht zu werden. Darüber hinaus veranstaltet er verschiedene Zukunftsinitiativen, die das Sichtbarmachen von neuen Konzepten, Ideen, Visionen und möglichen innovativen Geschäftsmodellen ermöglichen.