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      der digitale Wandel schreitet voran, die eingehende Post verändert sich und die Anforderungen an Poststellen steigen. Das sind unsere Erfahrungen aus den vielen Projekten, Workshops, Seminaren und PDL-Veranstaltungen dieses Jahres.

      Viele reden darüber, doch wenige beginnen und starten ganzheitliche Maßnahmen zur Umsetzung. Auch bescheinigen aktuelle Studien und Kommissionen Deutschland zum Stand der Digitalisierung kein gutes Zeugnis. Woran liegt das

      Die Ursache für die zögerliche Umsetzung ist vielschichtig. Im Wesentlichen sind es drei Themenbereiche:

      1. Das Thema ist komplex und betrifft viele Bereiche des Unternehmens.

      2. Es gibt keine Verantwortlichen im Unternehmen, die sich dieses Themas ganzheitlich und bereichsübergreifend annehmen.

      3. Es fehlt das nötige Fachwissen in den Unternehmen.

       

      Komplexität des Themas Digitalisierung
      Schnell wird Entscheidern klar, dass es mit der Digitalisierung von Eingangspost allein nicht getan ist. Viel wichtiger ist die effiziente Bearbeitung der elektronischen Dokumente in den nachgelagerten Bereichen, den Fachabteilungen. Dazu braucht es aber Workflows, die mit modernen Tools auf elektronische Arbeitsweise umgestellt werden müssen. „Alten Wein in neue Schläuche“ zu gießen macht keinen Sinn. Prozessabläufe müssen überdacht und optimiert werden.

      Projektmanagement
      Da die Unternehmen selten „den Prozessmanager“ haben, der sich den Hut für ein solches Projekt aufsetzt, kommt das Thema nicht voran. Die Fachabteilung, die sich davon am meisten verspricht, kann die Anforderungen formulieren, aber das Projekt zu leiten zieht zu viel Kapazität aus der Abteilung ab. Die IT sollte erst zum Zeitpunkt der technischen Anforderungen und zur Umsetzung einbezogen werden.

      Mangelndes Fachwissen
      Es mag arrogant klingen, aber weder die IT noch die Verantwortlichen in den Fachbereichen sind nach unserer Erfahrung auf dem neuesten Stand der Technik. Das ist auch nur schwer möglich, denn die Technologien und speziell die Software haben sich in den letzten Jahren rasant weiterentwickelt. Das gilt für alle Anwendungsbereiche eines Unternehmens. Wer kann da schon auf dem neuesten Stand beim Thema Informations- und Dokumentenverarbeitung sein. Es sind diese Themen wie Erkennungsraten, semantische Inhaltserkennung, Dokumententrennung und Klassifizierung oder Datenkompressions- und Bildverbesserungsalgorithmen. Ja sogar die Hardware bei Scannern und Scanverfahren hat sich enorm weiterentwickelt und bietet ein Leistungsspektrum, das es vor 2-3 Jahren noch nicht gab.

      Was kann man nun konkret tun, um voran zu kommen?
      Nun, zunächst ist das Know-how auf den neuesten Wissensstand zu heben. Um Sie darin zu unterstützen bieten wir aktuelle Seminare aus der Praxis für die Praxis, die folgende Fragen zur Digitalisierung beantworten:

      • Wie sehen die Arbeitsprozesse aus? Wer macht was?

      • Was kann man mit den Veränderungen optimieren: Kosten, Qualität, Geschwindigkeit, Transparenz?

      • Was sind die Kosten der Einführung und Umsetzung von Digitalisierungsprozessen in der Dokumentenlogistik?

      • Was bieten die technischen Lösungen (Hardware und Software) heute?

      • Was sollte man digitalisieren und was nicht?

      • Was ist die neue Rolle von Poststellen?

      • Wie setzt man ein Projekt um, wer übernimmt welche Verantwortung?

      • Wie überzeuge ich die Geschäftsleitung vom richtigen Weg?

       

      Zum Ende des Jahres 2016 wird es am 16. und 17. November in Berlin einen Termin für das Seminar „Digitale Postbearbeitung“ geben. Gerne können Sie sich unter folgendem Link für die Veranstaltung anmelden: https://www.dvpt.de/veranstaltungen/termine/seminar-digitale-postbearbeitung-erfolgreich-einfuehren-und-umsetzen-2/

      Für diesen Termin bieten wir Mitgliedern, die mehr als einen Teilnehmer anmelden, einen Nachlass von 50 % ab dem 2. Teilnehmer an. Nutzen Sie die Gelegenheit, sich und Ihre Mitarbeiter noch vor dem hektischen Jahresabschlussgeschäft zu schulen.

      Sie haben Fragen?
      Gerne steht Ihnen Herr Serkan Antmen, Mitgliederbetreuung Post + Informationslogistik (Telefon: +49 69 829722-46, E-Mail: [encrypt_mail]antmen@dvpt.de[/encrypt_mail]) für Rückfragen zur Verfügung.