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      Heute möchten wir ein Thema ansprechen, von dem sich Poststellen aus verständlichen Gründen lieber abwenden: Outsourcing. In jedem Fall muss man sich mit dem Thema auseinandersetzen, auch wenn man konkret kein Outsourcing plant, da die Entscheidungen der Geschäftsleitung und die zugrundeliegenden Rahmenbedingungen sich in der Zukunft ändern können.

      Eine wichtige Aussage vorweg: Richtig oder Falsch gibt es als Antwort nicht, jedes Unternehmen muss die Frage, ob Outsourcing überhaupt ein Thema ist, welche Prozesse der Postbearbeitung in Frage kommen und ob die gesamte Poststelle outgesourced wird für sich selbst beantworten. Doch es gibt einige Kriterien, die bei der Entscheidung und der Bewertung weiterhelfen und die Entscheidung objektivieren. Schauen wir sie uns näher an. Drei Aspekte fallen ins Gewicht:

      • Die Effizienz der Prozesse,

      • die Bedeutung der Prozesse für das Unternehmen im Sinne von Kernkompetenz und Vertraulichkeit

      • und die Verantwortung gegenüber den eigenen Mitarbeitern und Kollegen.

      Denn immer dann, wenn Mitarbeiter ausscheiden, wenn Technik ersetzt und reinvestiert werden muss, stellt man aus berechtigten Gründen die Frage: Make or Buy?

      Auf die ersten beiden Themen wollen wir nun näher eingehen. Je effizienter eine Poststelle, ein Digitalisierungszentrum oder ein Druckzentrum arbeiten, desto weniger wird man an Outsourcing denken. Denn abgesehen von Bilanztechnik, mit der man Personalkosten durch Outsourcing in Sachkosten verwandeln kann, fällt vor allem ein wenig professionell und wenig effizient geführtes Dienstleistungsangebot auf, wenn es um die Frage geht „Ist Postbearbeitung eigentlich unser Kerngeschäft?“. Zu achten ist also vor allem auf die Effizienz der Leistungen, um sich so aufzustellen, dass man sich mit dem externen Wettbewerb messen kann. Hier helfen nachgewiesene kontinuierliche Verbesserungsprozesse und natürlich auch Prozessanalysen und Benchmarking weiter.

      Zum zweiten Thema: Auch bei effizient durchgeführten Prozessen stellt sich die Frage nach Outsourcing, nämlich bei den Prozessen, bei denen die eigene Dienstleistung keine oder nur unwesentliche Wertschöpfung für das Unternehmen erzielen und diese Leistungen ohne großen Umstellungsaufwand von Dritten durchgeführt werden können. Denn immer dann, wenn kein besonderes unternehmensspezifisches Wissen oder besondere Vertraulichkeit der Tätigkeiten gegeben sind, wird die Frage gestellt „Wollen wir diesen Teilprozess dauerhaft selbst durchführen? Können diese Prozesse externe Dienstleister besser machen als wir selbst?“. Zu nennen sind hier beispielhaft das Frankieren der Ausgangspost, das Abholen und Konsolidieren der Ausgangspost und der Transport zum oder vom Briefzentrum, Botenfahrten zwischen Standorten, ja manchmal sogar das Scannen oder das Drucken von Dokumenten. Für die Zukunftssicherheit der Poststelle gilt es also möglichst hochwertige Leistungen anzubieten, die sich eng mit den Fachprozessen verknüpfen und diese durch ihre Vorarbeit unterstützen.

      Unterm Strich kann man also folgendes sagen: Wir stehen in den Poststellen als klassischer Unterstützungsprozess besonders im Fokus, wenn es um Outsourcing geht und haben jeden Tag die Chance und die Verpflichtung unsere Dienstleistung zu hinterfragen und ein bisschen besser zu werden.

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