Der Trend in Verwaltungsprozessen lautet Digitalisierung. Ziel ist es, mit modernen Technologien eingehende Information einheitlich, digital und möglichst automatisiert zu bearbeiten.
Hierzu ist es nötig, im Posteingang alle Dokumente auf ein einheitliches digitales Medium zu transferieren. Da der Papiereingang nach wie vor, und auch auf absehbare Zeit, nicht abrupt abebben wird, ist das Digitalisieren im Posteingang nötig.
Aber allein digitale Images zu erzeugen und diese weiterzuleiten, kann nicht Ziel sein. Für die effiziente Bearbeitung der Dokumente müssen Daten extrahiert werden und die Fachbereiche mit aufbereiteten Informationen versorgt werden. Dieser Schritt muss früh im Prozess, direkt im Posteingang, erfolgen. Dokumente dürfen nicht erst physisch durch das Unternehmen transportiert werden, um sie dann im Fachbereich zu digitalisieren.
In vielen Unternehmen wird bereits heute gescannt. Doch die technologische Entwicklung ist in den Unternehmen oftmals stehengeblieben. Die heutigen Möglichkeiten zur Automatisierung sind den real umgesetzten Prozessen weit vorausgeeilt. Einspar- und Effizienzpotentiale werden nicht genutzt. In vielen Fällen wird noch zu viel von Hand vorbereitet, sortiert und es werden Daten manuell eingegeben.
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Nutzung moderner Verfahren – 7 Tipps zur erfolgreichen Umsetzung
Am Markt verfügbare Technologien ermöglichen eine weitaus höhere Automatisierung, als sie in den meisten Fällen von den Unternehmen genutzt wird. An dieser Stelle beachten Sie bitte diese 7 Tipps des DVPT e. V. zur Optimierung oder zum Einstieg in die Automatisierung:
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Optimieren Sie Ihre Abläufe ganzheitlich. Bei der Einführung von Digitalisierung müssen Sie zuerst über die Arbeitsinhalte nachdenken und dann die Technologie auswählen.
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Nutzen Sie die existierende Poststelle als Mehrwert für den Prozess. Scan-Vorbereitung, Scannen und Dateneingaben gehören nicht in die Fachabteilungen.
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Vereinfachen Sie Ihre Öffnungsregeln, minimieren Sie manuelle Vorsortierungen und lassen sie moderne Software die Hauptarbeit erledigen.
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Lassen Sie die Software die Daten auslesen und geben Sie manuell möglichst wenig ein.
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Bilden Sie Ihre Mitarbeiter aus.
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Legen Sie der Geschäftsleitung Entscheidungsvorlagen zu Einsparpotentialen und/oder Prozessverbesserungen vor. Die Geschäftsleitung muss entscheiden, da viele Bereiche von den Umstellungen betroffen sind.
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Beziehen Sie den Betriebsrat mit ein, denn Digitalisierung ist ein Querschnittsthema, das eine neue Ausrichtung der Qualifizierung und Arbeitsinhalte der Mitarbeiter erfordert.
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Gerne steht Ihnen Herr Stephan Schmidt, Leiter Mitgliederbetreuung (Telefon: +49 69 829722-30, E-Mail: [encrypt_mail]schmidt@dvpt.de[/encrypt_mail]), für Rückfragen zur Verfügung.