+49 69 829722-0 kontakt@dvpt.de

      Als Anwenderfachverband beobachtet der DVPT e. V. die aktuellen Trends in der Postbearbeitung. Ihnen als Mitglied möchten wir aktuelle Entwicklungen vorstellen und neutrale und unabhängige Einschätzungen geben. Dies dient als Hilfestellung für Sie als DVPT-Mitglied, um einschätzen zu können, ob und wie Sie mit dem Fortschritt mithalten und diesen auch in der Poststelle implementieren können.

       

      1) Dunkelverarbeitung – Paradigmenwechsel im Input-Management von Poststellen

      In der Verarbeitung von eingehenden Dokumenten verändern sich die Arbeitsprozesse in allen Bereichen des Unternehmens. Das aktuelle Schlagwort lautet „Dunkelverarbeitung“. Was ist damit gemeint?

      • Papierdokumente werden digitalisiert

      • Gemeinsam mit elektronischen Dokumenten werden Papierdokumente nach standardisierten Regeln analysiert

      • Dabei unterstützt eine moderne Software die Zeichen und Texterkennung und analysiert die Inhalte (OCR-Lesung)

      • Die Dokumente werden automatisiert in die Fachprozesse weitergeleitet

      • Wenn möglich erfolgt die fachliche Bearbeitung vollautomatisch, sprich „dunkel“

      • Ist dies nicht möglich, wird das Dokument zum jeweiligen Sachbearbeiter geleitet, der den Vorgang bearbeitet.

      Praxisbeispiel: Ein Versicherungskunde teilt seiner Versicherung per Fax seine neue Wohnadresse mit. Da das Dokument elektronisch vorliegt, muss es nicht mehr gescannt werden. Die OCR-Software erkennt, dass es sich um eine Adressänderung handelt. Die zu ändernden Adressdaten werden automatisch aus dem Dokument ausgelesen und es erfolgt eine automatisierte Adressprüfung. Gibt es die genannte Straße in dem jeweiligen Ort? Stimmen Postleitzahl und Ortsbezeichnung überein? Sind alle Daten in Ordnung, werden diese ohne manuelles Zutun in die Kundendatenbank des Unternehmens übernommen. Ab sofort wird der Kunde unter seiner neuen Adresse angeschrieben.

       

      2) Mit Änderungen der Arbeitsabläufe in Poststellen umgehen

      Die Aufgaben klassischer Poststellen ändern sich im Zusammenhang moderner Prozesse wie der Dunkelverarbeitung erheblich:

      • Eingehende Papierdokumente werden in den Poststellen gescannt

      • Daten werden automatisiert ausgelesen und nur noch bei Bedarf von Poststellenmitarbeitern überprüft

      • Teilaufgaben werden von Fachabteilungen übernommen (Adressprüfung, Ergänzung von nicht vorhandenen Daten)

      Die Aufgaben in Poststellen ändern sich. Poststellen rücken kontinuierlich näher an die Fachbereiche heran und leisten zusätzliche Aufgaben. Diese neuen Aufgaben stellen neue fachliche und organisatorische Anforderungen an das Poststellen-Team und an jeden einzelnen Poststellenmitarbeiter.

      Fazit: Nur mit der Bereitschaft der Poststelle, sich den neuen bzw. veränderten Aufgaben zu stellen, werden die Poststellen diese auch erfolgreich bewältigen. Hierbei sind die zwei wichtigsten Punkte, wie der DVPT regelmäßig bei Gesprächen und Besuchen bei Mitgliedern feststellt, die kontinuierliche Weiterbildung der Mitarbeiter und die frühzeitige interne Kommunikation zwischen der Poststelle und den betroffenen Abteilungen.

      Der DVPT rät seinen Mitgliedern, sich gezielt mit diesen internen Strukturen zu befassen und einen Soll-Ist-Abgleich in Bezug auf den Wissensstand der Mitarbeiter und die abteilungsübergreifenden Abläufe anzustellen. Dies wirkt sich nach Erfahrung des DVPT langfristig ressourcensparend aus, verbessert die Effektivität und Effizienz der Arbeitsabläufe und kann über das Weiterbestehen der Poststelle im Unternehmen entscheiden.

       

      3) Bildungsoffensive der DVPT-Akademie

      Der DVPT begleitet die Schulung von Poststellenmitarbeitern mit der Bildungsoffensive 2015. Die DVPT-Akademie, Deutschlands führendes Weiterbildungsinstitut für Informationslogistik und Postbearbeitung, bietet Seminare zu allen wichtigen Themen auch mit speziellem Praxisteil an. So werden Mitarbeiter und Führungskräfte für die Zukunft vorbereitet.

      Nächste Seminare der DVPT-Akademie zum Thema Post- und Informationslogistik

       

      Sie haben Fragen?

      Gerne stehen Ihnen Frau Aline Reinhart, Veranstaltungsorganisation, (Telefon: +49 69 829722-13, E-Mail: [encrypt_mail]reinhart@dvpt.de[/encrypt_mail]) und Herr Serkan Antmen, Mitgliederbetreuung Post + Informationslogisik, für Rückfragen zur Verfügung (Telefon: +49 69 829722-46, E-Mail: [encrypt_mail]antmen@dvpt.de[/encrypt_mail]).