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      Im Rahmen der jährlichen Postkonferenz in Wien Ende 2013 wurden fünfzig Verantwortliche aus Logistik und Postmanagement aus Deutschland und Österreich nach ihren Erwartungen und Einschätzungen für die nahe Zukunft befragt. Heute, ca. 6 Monate später, möchten wir eine Zwischenbilanz zu den Prognosen von damals ziehen.

      Die erste Frage richtete sich auf die erwarteten Entwicklungen des Briefaufkommens im Laufe der nächsten drei Jahre. 35 % der Befragten rechnen mit Rückgängen zwischen 15 und 30 %. Immerhin 30 % rechnen mit unveränderten Postmengen und 10 % rechnen mit Zunahmen zwischen 5 und 15 %. In Summe ergibt sich ein erwarteter Rückgang des Briefaufkommens von 8 %.

      Aus Sicht des DVPT ist dies eine durchaus realistische Einschätzung. Es gilt allerdings zu beachten, dass die Entwicklung insgesamt nicht einheitlich sein kann, da es einzelne Branchen gibt, deren Briefmengen wachsen, weil entweder regulatorische oder spezielle Unternehmensanforderungen dafür sprechen. Ein pauschalisiertes Handeln lässt sich nicht erkennen und ist auch nicht empfehlenswert.

      Im zweiten Schritt stellte man die Frage, ob im Jahr 2014 Projekte zur Digitalisierung des Posteingangs geplant sind. 49 % der Unternehmen planen hierzu Projekte, was zunächst erstaunlich hoch wirkt. Dazu muss man sagen, dass in Österreich wie in Deutschland elektronische Rechnungen immer mehr Verbreitung finden und in Österreich Rechnungen in elektronischer Form bei Bundeseinrichtungen zur Pflicht werden. In diesem Zusammenhang denkt man dann über die ganzheitliche Bearbeitung von Papierdokumenten schon beim Posteingang nach.

      Angesichts dieser Tatsachen hätte man annehmen können, dass weit mehr Unternehmen bereits in der konkreten Umsetzung stecken. Aus unserer Sicht gilt es zu bedenken, dass diese Projekte eine sehr intensive Vorarbeit benötigen, da unterschiedliche Bereiche wie Input-Management, Fachbereiche und IT zusammen zu bringen sind. Um die oftmals sehr langwierigen Laufphasen dieser Projekte möglichst kurz zu halten und Komplikationen zu vermeiden, sollte die Planungsphase in diesem Zusammenhang nicht unterschätzt werden.

      Die dritte Frage war eine Sammelfrage mit mehreren Auswahlmöglichkeiten zu den Top-Themen der Informationslogistik im Jahr 2014. In der Reihenfolge der Häufigkeiten gaben die Teilnehmer folgende Antworten: Steigender Kostendruck (15 %), steigende Bedeutung von Kostenrechnung und Benchmarking (13 %), mehr Arbeit pro Mitarbeiter (13 %), anspruchsvollere Tätigkeiten (9 %), Wegfall von Arbeitsplätzen (9 %). Auch der Outsourcing-Druck ist für 7 % der Befragten nach wie vor hoch und nur 1,5 % rechnen mit einer wachsenden Zahl von Arbeitskräften in ihrem Bereich.

      Aus der täglichen Arbeit mit unseren Mitgliedern können wir bestätigen, dass die Poststelle in vielen Unternehmen noch nicht die Aufmerksamkeit hat, die empfehlenswert wäre. Daraus ergeben sich oftmals Problemstellungen, die im Grunde vermeidbar sind. Beispielsweise können Benchmarking-Verfahren die Effizienz verbessern, da Prozesse für die relevanten Abteilungen wie Geschäftsführung und Controlling anhand von Zahlen definierbar werden. Eine eventuell benötigte Investitionsbereitschaft in die Poststelle und mehr Flexibilität werden damit begründbar und können auf Dauer Kosten sparen, ohne zu Lasten der Poststellenmitarbeiter zu gehen.

       

      Fazit

      In der Informationslogistik im Allgemeinen und in den Verwaltungsprozessen im Speziellen bleiben die nächsten Jahre von Veränderung geprägt. Die Jahre mit gemäßigtem Anpassungsdruck sind längst vorüber und der Sparzwang in den Verwaltungsprozessen nimmt weiter zu. Vor dem Hintergrund, dass man viele Veränderungen sozial verträglich umsetzen kann, wenn man nur zeitig damit beginnt, stellt sich die Aufgabe, die Prozesse und Dienstleistungen zu analysieren und Schritt für Schritt effizienter zu gestalten. In vielen Unternehmen ist das Potential was speziell Poststellen bieten immer noch nicht angekommen. Nach unseren Praxiserfahrungen stecken in der Verwaltung mindestens 15-20 % Einsparpotential. Hierzu müssen die Informationsprozesse jedoch zusammenhängend und ganzheitlich betrachtet werden. Allerdings sollten die Verantwortlichen die Effizienzsteigerungen mit Eigeninitiativen angehen und nicht darauf warten, dass andere mit „guten Ideen“ kommen. In diesem Zusammenhang spielen speziell die Poststellen eine wichtige Rolle, denn sie sind die erste Instanz, in der Dokumente bearbeitet werden und die Einsparpotentiale sind immer dann zu realisieren, wenn sich eine Poststelle mit den nachgelagerten Bereichen eng verzahnt. Voraussetzung ist aber, dass die Poststellen die Initiative ergreifen und auf sich aufmerksam machen.

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