Die virtuelle Poststelle rückt näher – was bedeutet das für Unternehmen?
Welche Fragen sind vor der Einführung von De-Mail zu beantworten?
Am 31. August wurde das De-Mail-Angebot der Telekom auf der Internationalen Funk-ausstellung (IFA) in Berlin mit großen Erwartungen gestartet. Als größter der drei vom BSI akkreditierten Anbieter neben Mentana-Claimsoft und T-Systems nennt die Telekom nun auch ihre Preise.
Abgesehen von Freimails und Einführungsangeboten können De-Mails der Telekom für 39 ct. verbindlich und verschlüsselt zugestellt werden. Der Vorteil gegenüber der klassi-schen E-Mail ist, dass die Zustellung auf Basis des Deutschen De-Mail-Gesetzes nach-weisbar erfolgt. Alle Nutzer des Service müssen sich persönlich identifizieren. Es gibt also keine „Unbekannten“ in diesem sicheren Netz und Spam ist nicht zu erwarten.
Die Deutsche Post AG nimmt 55 ct für ihren E-Postbrief, der auf Basis der Anforderungen des De-Mail-Gesetzes entwickelt wurde. Er ist im Unterschied zu den akkreditierten An-bietern nicht vom BSI zertifiziert. Außerdem ist das Angebot der Post als Hybridmail zu verstehen, d.h. bei Nichterreichen des Empfängers auf elektronischem Weg wird das Do-kument ausgedruckt und per Brief verschickt.
Angeblich haben Post und Telekom jeweils über 1 Million Anmeldungen. Trotz des großen Werbeetats der Post nutzen aber bisher nur wenige diesen Dienst. Zu Versandmengen schweigen sich die Anbieter bisher aus.
Nach Meinungsforschern soll die De-Mail das Briefvolumen in den nächsten Jahren um bis zu 30% reduzieren. Fachleute beim DVPT folgen diesen Aussagen nicht. Zwar wird De-Mail den Papierversand in bestimmten Bereichen überflüssig machen, aber andere Medien, wie E-Mail oder das neue Steuervereinfachungsgesetz zum Versand von Rechnungen ohne Signaturerfordernis, haben größeren Einfluss auf die Substitution, die bereits in Gang ist. Denn in den letzten Jahren sinkt in Deutschland das Briefvolumen jährlich um ein bis 3 Prozent.
Auch die öffentliche Hand verspricht sich von De-Mail Verbesserungen im Sinne der virtu-ellen Poststelle. Sie ist das elektronische Pendant zu den klassischen Verwaltungsgängen eines Bürgers zu seiner Behörde. Im digitalen Zeitalter lassen sich diese Verwaltungsvor-gänge durch Automatisierung und Zentralisierung mittels De-Mail auf elektronischem Weg durchführen.
Empfehlung des DVPT:
Unternehmen sollten sich frühzeitig mit dem neuen Medium auseinandersetzen, um her-auszufinden, ob und wenn ja, welche ihrer Dokumente auf diesem Weg verschickt werden können und welche Vorteile dies bringt. Die Angebote sind genau zu prüfen und mit den eigenen Zielstellungen in Einklang zu bringen. Bevor Angebote wahrgenommen werden, sind folgende Fragen sind zu beantworten:
• Welche heutigen Brief-Dokumente akzeptiert der Empfänger auch in elektronischer Form?
• Was sind die Einsparpotentiale?
• In wie weit erwarten meine Kunden, dass sie dem Unternehmen eine De-Mail schicken können?
• Welche papierbasierten oder elektronischen Dokumente kommen für De-Mail in Frage?
• Ist ausschließlich der elektronische Versand oder eine Hybridlösung wie beim E-Postbrief wichtig für das Unternehmen?
• Welche Dokumente erfordern nachweispflichtige oder verschlüsselte Zustellung? An welchen Stellen ist E-Mail nicht mehr ausreichend?
• Wie wird der Zusammenhang zwischen Unternehmensportalen und der sicheren E-Mail gesehen?
• Welche Rolle soll De-Mail im Gesamtzusammenhang der Unternehmenskommuni-kation einnehmen?
Spezialseminar zum Thema am 20.9.2012 in München:
Aus aktuellem Anlass führt die die DVPT-Akademie ein eintägiges Spezialseminar am 20.9.2012 in München zum Thema De-Mail durch an dem auch die neuesten Umfrageer-gebnisse des DVPT bei seinen Mitgliedern veröffentlicht werden. Außerdem erarbeiten wir antworten auf die genannten Fragen. DVPT-Mitglieder haben vergünstigte Seminar-Konditionen.
Weitere Informationen finden Sie hier: https://www.dvpt-akademie.de/index.php?mod=1;122
Autor: Klaus Gettwart – Unternehmensberatung Post und Informationslogistik
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