Seminar Ausschreibung von Porto und Postdienstleistungen für Briefe und Pakete

Dienstleister und Dienstleistungen optimal auswählen

Losbildung • Leistungsverzeichnis • Beschreibung • Bewertungskatalog

Das Briefporto ist in den letzten Jahren erheblich gestiegen. Es macht einen Großteil der Versandkosten von Briefen und Paketen aus. Da lohnt es sich näher hinzusehen und den richtigen Dienstleister auszuwählen. Doch es gibt viele Fallen, vor allem bei der Losbildung, in die man nicht hineintreten sollte. Auch viele Unterstützungsprozesse in Unternehmen wie Gebäudemanagement oder Catering wurden in den letzten Jahren outgesourced. Auch die Postbearbeitung selbst kann erfolgreich von externen Diensteistern betrieben werden, das zeigt die Praxis. Dabei gibt es Bereiche, die eher geeignet erscheinen und andere, die einer sehr differenzierten Betrachtung bedürfen, denn Post ist Vertrauenssache und muss hohe Qualitätsstandards einhalten. Das gilt für interne Prozesse ebenso wir für die Auswahl des richtigen Brief- oder Paketdienstleisters. Auch wenn man nicht plant seine Poststelle auszuschreiben ist es wichtig zu wissen, wer die Anbieter sind und wie im Zweifelsfall vorgegangen wird. Man sollte vorbereitet sein!

Eine gut vorbereitete Ausschreibung kann nicht nur enorme Einsparpotenziale erzielen. Gleichzeitig führen definierte und standardisierte Prozesse auch zu einer deutlich effizienteren und wirtschaftlicheren Gesamtsituation in den Abläufen.

Seminarziel

Der Schwerpunkt des Seminars behandelt die fachliche Ausgestaltung von Ausschreibungen für Transport und Zustellung von Briefen und Paketen. Ziel ist es, ohne Rügen und Mahnverfahren das wirtschaftlichste Angebot für die ausgeschriebenen Leistungen zu erhalten. Außerdem geht es um die Auswahl möglicher Teilprozesse, die man ebenso ausschreiben kann.

Wir kennen die Praxis durch Beratung und Durchführung vieler Ausschreibungen für Privatwirtschaft, öffentliche Einrichtungen wie Banken, Versicherungen, Kommunen, Gemeinden und Bundeseinrichtungen. Von diesen Erfahrungen sollen Sie profitieren, um gute Dienstleister mit gutem Preis-Leistungsverhältnis zu finden.

Themen

Wann und was sollte bzw. muss man ausschreiben und wie teilt man die Lose auf?

  • Briefporto, Paketporto, nachweispflichtige Briefsendungen, Inlandssendungen und Auslandssendungen
  • Regionale und überregionale Aufteilung der Lose
  • Service Level: Zustellzeiten, Entgegennahme der Sendungen, Statistiken und Berichte des Dienstleisters

Wie sollte man ausschreiben?

  • Bedarfsanalyse und Leistungsverzeichnis
  • Zeitplan und Fristen, Übernahmekonzepte, Vertragslaufzeiten
  • Rechtliche Grundlagen bei der Beauftragung von Postdienstleistungen: Bericht aus der Praxis

Ausschreibungs- und Vergabeverfahren

  • Auswahl des geeigneten Verfahrens
  • Unterschiede bei deutscher und europaweiter Ausschreibung
  • Bietervorauswahl
  • Festlegung der Zuschlagskriterien und deren Gewichtung
  • Bewerten und Vergleichen von Dienstleistern und Dienstleistungen
  • Verhandlung

Leistungsverzeichnis und Bewertungskatalog

  • Beschreibung der auszuschreibenden Leistung
  • Die wichtigsten Stellschrauben und Parameter für Briefe und Pakete
  • Die Post- und Paketzusteller am Deutschen Markt im Vergleich
  • Die richtige Losaufteilung und Losbildung: Voraussetzung für erfolgreiche Ausschreibung
  • Ausschreibung von Teilprozessen und Dienstleistungen wie Postausgang, Freimachung oder Botendiensten
  • Wer sind die Anbieter im Markt?
  • Wer betreibt komplette Poststellen und was sind die Vor- und Nachteile von externen Dienstleistern
  • Unterschiede des Bewertungskataloges bei öffentlichen und privatwirtschaftlichen Ausschreibungen
  • Was ist bei der Bewertung und Aufteilung in Preis und Leistung zulässig, wo sind die Grenzen, was ist zu empfehlen
  • Aufstellung eines geeignet Bewertungskataloges
  • Festlegung der Gewichtungen
  • Erstellung einer transparenten und automatisierten Auswertungsmatrix

Der Ausschreibungsprozess

  • Veröffentlichung
  • Fristen
  • Beantwortung von Bieterfragen
  • Erfahrungen beim Umgang mit Rügen
  • Umgang bei erforderlichen Korrekturen: Erfahrungen aus der Praxis
  • Vertragsgestaltung
  • Die wichtigsten Regelungen in Dienstleistungsverträgen
  • Change Request: Änderungs-, Anpassungs-, Ausstiegsklauseln
  • Preisanpassungsklauseln
  • Verpflichtung zum Benchmark und zur laufenden Optimierung
  • Empfohlene Laufzeit des Vertrages

Qualitätssicherung in der Einführungsphase; Gewährleistung und Haftung

  • Befristete Sonderregelungen, Übergangsregelungen, Fehlerakzeptanz
  • Qualitätsmanagement
  • Dienstleistungsqualität prüfen, überwachen und sichern

Zielgruppen

Dieses Seminar wendet sich an Logistikleiter, Organisationsleiter, Leiter Zentrale Dienste, Führungskräfte innerbetrieblicher Poststellen, Einkäufer und Controller die Ausschreibungen planen und die Unterstützung von erfahrenen Praktikern suchen.

Angesprochen sind Mitarbeiter von Bund, Ländern und Kommunen sowie Anstalten des öffentlichen Rechts, die für die Beschaffung und Vergabe verantwortlich sind ebenso wie die Privatwirtschaft und Anbieter wie Paket- und Postzustellorganisationen.

Ihre Referenten

Klaus Gettwart, Bernd Karnatz und Holger Franke, die Praktiker des Kompetenzpartners MailConsult GmbH (www.mailconsult.net), Unternehmensberatung Post und Informationslogistik, sind Ihre fachkundigen Referenten und geben objektive Informationen und Insiderwissen weiter.

Termine

Dienstag, 14. März 2017
Seminarbeginn 9.30 Uhr
Seminarende ca. 17.30 Uhr

Veranstaltungsort

AMANO Grand Central
Heidestraße 62
10557 Berlin

Teilnahmebeitrag

Preis für DVPT-Mitglieder: 480,- Euro*
Preis für Nichtmitglieder: 650,- Euro*

Im Preis enthalten sind: Kursunterlagen, Pausengetränke, Mittagessen und Teilnahmezertifikat.

* Nettopreis zzgl. 19% gesetzl. MwSt.

Hotelempfehlungen

Für Seminare die in den Räumlichkeiten des DVPT e. V. stattfinden, empfehlen wir Ihnen gerne Hotels in der näheren Umgebung. Hotelempfehlungen des DVPT

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