Unternehmen müssen sich aufgrund des immer größer werdenden Konkurrenzdrucks zunehmend effektiver aufstellen und deshalb Kosten sparen und Prozesse optimieren. Der Wandel durch die aufkommende Digitalisierung von Postprozessen und die anstehende Liberalisierung schaffen hier neue Möglichkeiten.
Neben dem Kosteneinsparungsdruck kommen aber auch immer neue Aufgaben auf den internen Dienstleister "Poststelle" zu: Aufgaben der Organisation werden in die Poststelle verlagert werden – z.B. das Einscannen von Dokumenten. Dies entlastet die Sachbearbeiter, erhöht aber die Kosten der Poststelle.
Ziel muss sein, den ganzheitlich größten Nutzen für Ihr Unternehmen zu erreichen und optimale Abläufe unter Berücksichtigung unternehmensspezifischer Bedingungen (z.B. Besonderheiten, Qualitäts-, Sicherheits- und Verfügbarkeitsanforderungen) zu finden.
Diese Situation wirft zunächst in jedem Unternehmen ähnliche Fragen auf:
- Wo genau entstehen die Kosten?
- Wie kann ich meine Abläufe verbessern?
- Was sind optimale Abläufe?
- Was genau sind eigentlich meine internen Dienstleistungen?
- Wie sieht die optimale Verzahnung zwischen externem und internem Dienstleister aus?
Die Poststellenverantwortlichen sind gefordert, sich diesen Herausforderungen zu stellen. Oftmals müssen sich interne Dienstleister mit externen messen und nicht selten – so die Erfahrungen des DVPT – werden dabei „Äpfel mit Birnen“ verglichen.
Im Benchmark wurden zunächst, Prozesse und Teilprozesse definiert, um sie vergleichbar und damit in Kennzahlen abbildbar zu machen. So wird die Grundlage dafür geschaffen, dass ein Unternehmen seine Prozesse über einen Zeitraum messen, über einen Zeitraum vergleichen und verbessern kann und andererseits plausible Vergleiche zwischen Unternehmen durchgeführt werden können. Ziel ist es, sich mit den Besten zu messen und voneinander zu lernen.
Geplant ist weiterhin, dass sich die Benchmarkteilnehmer in Arbeitsgruppen treffen und Erfahrungen austauschen.
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