Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik hat mit der TR RESISCAN – 03138 eine Richtlinie zum ersetzenden Scannen herausgegeben. Sie dient als technische Richtlinie zur Entscheidungshilfe, wenn es darum geht, Papierdokumente einzuscannen und anschließend zu vernichten, und hat empfehlenden Charakter. Entlang eines strukturierten Scanprozesses werden sicherheitsrelevante technische und organisatorische Maßnahmen, die beim ersetzenden Scannen zu berücksichtigen sind, zusammengeführt. Dabei werden die Ziele der Informationssicherheit und der Rechtssicherheit gleichermaßen berücksichtigt.
Weitere Informationen zur TR RESISCAN finden Sie unter: https://www.bsi.bund.de/DE/Publikationen/TechnischeRichtlinien/tr03138/index_htm.html
Das Steuervereinfachungsgesetz von 2011 hat die Pflicht zur qualifizierten Signatur beim elektronischen Rechnungsversand abgeschafft. Beim Empfänger einer solchen elektronischen, aber nicht standardisierten Rechnung fallen die gleichen manuellen Erfassungstätigkeiten wie bei der Papierkorrespondenz an. Um diesen Prozess zu automatisieren und damit zu beschleunigen, bedurfte es eines Datenformats, das eine standardisierte Übertragung der elektronischen Daten ermöglicht. Das Modell des ZUGFeRD („Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“) soll den Empfängern von Rechnungen erhebliche Einsparungen bei der Verarbeitung von Eingangsrechnungen ermöglichen, ohne beim Versender zusätzliche Kosten zu erzeugen. FeRD ist die nationale Plattform von Verbänden, Ministerien und Unternehmen zur Förderung der elektronischen Rechnung in Deutschland unter Mitarbeit von Bundesministerium des Innern und Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie. Das Datenmodell wird von einer breiten Allianz aus Verwaltung und Wirtschaft getragen und soll gleichzeitig rechts- und zukunftssicher sein. Neben dem Archivformat PDF/A werden elektronische Rechnungen mit standardisierten XML-Daten verschickt mit dem Vorteil, dass sie beim empfangenden Unternehmen direkt ohne Scannen verarbeitet werden können.
Beide Entwicklungen haben Auswirkungen auf das Input-Management von Unternehmen. An vorderster Stelle stehen die Poststellen. Die Digitalisierung und die elektronische Verarbeitung von Daten wird in Poststellen weiter Einzug halten. Viele organisatorische Tätigkeiten, die heute noch von Fachabteilungen wahrgenommen werden, leisten zunehmend auch die Poststellen. Gleichzeitig entfallen einfachere physische Tätigkeiten. Die Anforderungen an die Mitarbeiter steigen mit zunehmendem Technikeinsatz.
Sie haben Fragen?
Gerne steht Ihnen Herr Serkan Antmen für Rückfragen zur Verfügung (Telefon: +49 69 829722-46, E-Mail: [encrypt_mail]antmen@dvpt.de[/encrypt_mail])